Berkelland in Balans

In dit procesverslag met bijlagen maken wij alle gezette stappen, gemaakte keuzes/ afwegingen en procesdocumenten traceerbaar en transparant inzichtelijk. Daarmee wordt ook recht gedaan aan de inzet van inwoners, maatschappelijke organisaties, deskundigen, bestuurders en ambtenaren.

Op 15 oktober 2019 heeft de raad het procesplan Berkelland in Balans (hierna: BiB) vastgesteld. Centrale vraag was: ‘Hoe blijft de gemeente ook in de toekomst financieel gezond? Als er geen maatregelen worden genomen heeft de gemeente in het jaar 2023 een tekort van 3,5 miljoen euro.’ In bijlage A zijn de opdracht en het procesplan opgenomen.

De werkwijze was vernieuwend voor inwoners, organisatie en bestuur. Vooral wat betreft het betrekken van de samenleving. In Berkelland doen we de dingen samen en hebben we de denkkracht en creativiteit van de Berkellandse samenleving en interne organisatie benut (bijlage H: Overzicht doelgroepen en middelen). Er is een open (participatie)proces doorlopen, waarvan de uitkomst op voorhand niet vaststond. Alle input heeft als inspiratie bijgedragen aan de keuzes die het college aan de raad voorstelt in de perspectiefnota. Concreet is de samenleving betrokken via een grootschalige inwonersenquête (eind 2019) en via drie deelprocessen met (ervarings)deskundigen en direct betrokkenen (conform raadsbesluit van 21 januari 2020). De deelprocessen betroffen thema’s die we als gemeente niet alleen konden en wilden uitwerken, die geïnspireerd waren op de uitkomsten van de enquête, en waarvan het de inschatting was dat ze potentieel een aanmerkelijke bijdrage konden leveren aan het oplossen van het tekort (naast andere maatregelen). Even leek het coronavirus deze raadpleging van (ervarings)deskundigen en direct betrokkenen over de ombuigingen te dwarsbomen, omdat bijeenkomsten niet konden. De techniek bood echter uitkomst. Door inventief gebruik te maken van video, online vragenlijsten en telefoongesprekken is de consultatie gewoon doorgegaan. 

Samenvatting proces

Het BiB proces is conform de fasering en planning van het plan (oktober 2019) volbracht (bijlagen onderaan de pagina):

1)    Inventariseren ombuigingen (sept. – dec. 2019)
•    Brede interne schriftelijke enquête (bijlage B: Zes open vragen ambtelijke organisatie);
•    Verkenning naar ombuigingsideeën andere gemeenten; 
•    Heroverweging ombuigingsideeën eerdere bezuinigingsrondes;
•    Alle begrotingsposten doorlopen, werksessies per programma;
•    Brede inwonersenquête naar zoekrichtingen (bijlage C: Rapportage inwoners-enquête, Moventem, kwartaal 4 2019);
Alle opgehaalde ideeën uit voorgaande stappen zijn samengebracht in een longlist per programma (bijlage D) die in maart 2020 is gepubliceerd;

2)    Kwalificeren en prioriteren ombuigingen (jan. 2019 – feb. 2020)
•    Schifting ruwe ideeën (onderzoek, controle, verrijking: juridisch, financieel, inhoud) wat heeft geresulteerd in een shortlist; 
•    Scoren ombuigideeën o.b.v. toetsingscriteria uit raadsbesluit 10 december 2019 (bijlage E: geoperationaliseerde toetsingscriteria en scoring). Het resultaat is een gewogen shortlist die in bijlage F is opgenomen.

3)    Uitwerken gekozen thema's met samenleving (feb. – april 2020)
•    Uitwerken drie deelprocessen met (ervarings)deskundigen en direct betrokkenen volgens raadsbesluit van 21 januari 2020 (bijlage G: Verslagen deelprocessen):
•    Beheer en onderhoud buitengebied;
•    Schulphulpverlening/ bijzondere bijstand/ kwijtschelding;
•    Inkomsten verhogen (leges).

4)    Besluitvorming (mei – juni 2020) 
•    Op 6 mei 2020 is de gewogen shortlist exclusief de uitkomsten van de toen nog lopende deelprocessen voor de eerste keer gepresenteerd aan het college; 
•    In mei werd duidelijk dat de ombuigingsopgave, los van het BiB proces fors groter was geworden, dan bij de start van het BiB proces; 
•    Op 19 mei 2020 is de gemeenteraad hierover geïnformeerd; 
•    Hierbij heeft het college ook aangegeven dat gezien de fors grotere opgave en de coronacrisis, de beoogde terugkoppeling en verantwoording van het BiB proces naar inwoners en deelnemers op een andere wijze invulling zou gaan krijgen; 
•    Op 16 juni 2020 heeft het college de definitieve ombuigingslijst vastgesteld en onderdeel gemaakt van de Perspectiefnota 2021;
•    Op 16 juni 2020 zijn de uitkomsten van BiB, inclusief dit procesverslag met bijlagen integraal openbaar gemaakt.

Verantwoording 

Er heeft een eerste ambtelijke controle plaatsgevonden op de longlist. Ideeën moesten voldoende concreet en uitvoerbaar zijn. Ideeën zijn verrijkt en waar nodig nader onderzocht. Vervolgens is getoetst op financieel effect. De ideeën met een structureel financieel effect zijn vervolgens getoetst op juridische haalbaarheid. 

De zo ontstane shortlist is vervolgens gescoord. Doel van de scoring was een ranking van de ombuigideeën waarbij ook de mening van de samenleving (over zoekrichtingen) nadrukkelijk werd meegenomen. Aan de shortlist zijn de uitkomsten van de drie deelprocessen toegevoegd, zodra deze gereed waren. Dit resulteerde in een gewogen totaal shortlist met bijna € 3,6 mln. aan ombuigideeën, exclusief het verhogen van de inkomsten (via verhoging OZB). 

Bij de start van het BiB proces was de bedoeling om de keuzes die het college zou maken, terug te koppelen aan inwoners en deelnemers aan het BiB proces via een informatiemarkt. 
In maart 2020 werden we geconfronteerd met de coronacrisis die het houden van de beoogde fysieke informatiemarkt onmogelijk maakte. Er is vervolgens nagedacht over digitale alternatieve voor een informatiemarkt. Begin mei 2020, toen het college keuzes zou gaan maken uit de BiB shortlist om vervolgens inwoners en deelnemers hierover te informeren, werd duidelijk dat de ombuigingsopgave fors groter is dan bij de start van het BiB proces bekend. 
Dit betekende dat de keuzeruimte uit de BiB shortlist fors kleiner was dan bij de start beoogd. Het college heeft hierop de gemeenteraad geïnformeerd en aangegeven dat de beoogde afronding van het BiB proces op de geplande wijze niet meer mogelijk was. En dat het college bestuurlijke verantwoordelijkheid neemt om met afgewogen keuzes te komen om tot een sluitende meerjarenbegroting te komen. 

Het college heeft vervolgens, via het uitvoeren van een mid term review bepaald waar de gemeente nu staat ten opzichte van het collegeprogramma. Met deze midtermreview en de uitkomsten van de inwonersenquête en deelprocessen vanuit het BIB-proces in de hand, heeft het college keuzes gemaakt. Daarbij heeft het college zoveel mogelijk recht willen doen aan de richting die onze inwoners in het BiB proces gaven en aan de pijlers onder ‘Samen investeren in Berkelland’. 
Deze bestuurlijke keuzes en afwegingen zijn vastgelegd in deze perspectiefnota.

De (digitale) terugkoppeling naar inwoners en betrokkenen in het proces heeft vorm gekregen via het toesturen van het collegebesluit op de perspectiefnota op 16 juni 2020 en een link naar de ter inzage gelegde procesdocumenten. 

Bijlagen

A procesplan en opdracht:

B Vragenlijst ambtelijk ophalen

C Rapport inwonersenqueteBerkelland in Balans

D Longlist:

E - Geoperationaliseerde toetsingscriteria en scoring

F - shortlist met weging:

G - Deelprocessen:

H doelgroepen en middelen 

I besluit BiB lijst